GESTION DES LICENCES

Le formulaire web comporte quatre sections (ou plus en cas de mutation) :

– « Identité » : cette section contient les informations sur l’identité de l’adhérent (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe). Ces informations ne sont pas modifiables (voir ci-dessous : « Création de licence »)

– « Adresse et contact » : ici les informations sur l’adresse et les numéros de téléphones peuvent être complétées et/ou modifiées.

– « Licence » : il faut cocher un type de licence. La fédération définit 3 types de licences : dirigeant – pratiquant et évènementielle.

Rappel : Pour être dirigeant dans un club, il faut une licence FFHB (quelle qu’elle soit. Pas de nécessité d’avoir une licence exclusivement « dirigeant ».).

– Sur la partie « individu : ajout des champs numéro de téléphone du licencié, numéro tel. du représentant légal 1, et numéro tel. du représentant légal 2

– Sur la partie licence : mise en attente de la licence par le club en cas d’erreur par le licencié, envoi d’un mail à celui-ci pour compléter

– La taille et la latéralité sont des champs obligatoires (même pour les dirigeants)

– Adresse électronique. Les clubs doivent mentionner les adresses électroniques individuelles de leurs licenciés et ne doivent pas utiliser une adresse commune (un blocage est ajouté au-delà de cinq licenciés sur une même adresse, pour limiter les risques de spams).

Les 4 étapes d’élaboration d’une licence sont :

  • Finalisée : Le licencié a complété le formulaire et joint les documents demandés
  • En cours : Envoi par le club du lien Gest’hand invitant le futur licencié à remplir le formulaire
  • Validée : le club a vérifié les données, et validé la demande de licence.
  • Qualifiée : la ligue a qualifié la demande conforme.

Si la demande n’est pas conforme, la ligue renseigne la raison du retour. Un mail avec pour objet « qualification en attente » est envoyé au licencié et au club : la date de qualification est alors réinitialisée.

DELAIS DE QUALIFICATION

Le dossier est considéré transmis complet par un club :

— après renseignement de l’ensemble des informations et champs prévus dans le logiciel Gest’hand, et validation de son adresse électronique par le licencié
— après téléchargement dans Gest’hand du dernier des documents administratifs nécessaires (justificatif d’identité, document médical, titre administratif, et tous documents requis par la réglementation),
— après que le club ait validé informatiquement la demande de licence (création, renouvellement ou mutation),

C’est la date de validation par le club de la demande complète et conforme qui détermine la date de qualification :

  • Création – renouvellement : J + 1
  • Mutation : J + 1
  • Conversion : J + 1

Si la licence est mise en attente de qualification, la date de qualification est repoussée.

INFOS RGPD

Les conditions générales d’adhésion soumises aux licenciés ont été ajustées pour répondre à la nouvelle réglementation. Il a notamment été distingué :

– l’utilisation de l’adresse électronique du licencié par la fédération, sa ligue ou son comité : celle-ci est comprise dans l’adhésion à la FFHandball,

– l’utilisation de cette même adresse électronique au profit de partenaires de la fédération : le licencié doit expressément donner son consentement en cochant la case dédiée,

– l’utilisation de l’image collective (au moins 3 licenciés identifiables) : le licencié peut refuser son exploitation par la fédération, sa ligue ou son comité en cochant la case dédiée.

LES LICENCES

Pour les dossiers relevant réglementairement de la compétence de la FFHandball (étrangers, joueurs sous contrat, transfert international, mutation de ligue ultramarine vers la métropole, etc.), seule la fédération est autorisée à qualifier un joueur.

LE RENOUVELLEMENT DE LICENCE

Les photos, pièces d’identité et certificats médicaux ont été repris. Pour chaque justificatif, un voyant orange signale qu’un nouveau document a été téléchargé. Sans modification du justificatif importé de la saison précédente, le voyant reste au vert.

Certificat médical : si le dernier certificat médical a été établi après le 1er juin 2018, alors celui-ci reste valable jusqu’à la fin saison 2020-2021 et le licencié a juste à saisir de nouveau dans Gesthand la date d’établissement de ce certificat réimporté automatiquement. En outre, le licencié doit obligatoirement télécharger une nouvelle attestation de santé (après avoir répondu au questionnaire médical) et en mentionner la date dans Gesthand (elle doit être datée obligatoirement après le 1er juin 2020).

Si vous constatez une anomalie dans le nom-prénom- date ou lieu de naissance que vous ne pouvez pas modifier, merci d’ouvrir un ticket sur : http://support.ffhandball.org/

LA CREATION DE LICENCES

La photo doit être du type « identité » (cadrée sur le visage). Elle doit être « plein cadre » (Ne pas scanner une photo taille identité sur une feuille A4 !).  Vous pouvez recadrer, tourner, la photo directement dans gest’hand. Toute photo non valable entrainera la mise en attente de la qualification.

La pièce d’identité doit permettre d’attester : le nom – prénom – date et lieu de naissance (passeport, carte identité ou livret de famille pour les mineurs). Le permis de conduire n’est pas une pièce d’identité. Pour les femmes mariées : inscrire le nom marital et le nom de naissance.

L’autorisation parentale : elle est nécessaire pour tout mineur à la date de la prise de la licence, peu importe que le jeune évolue en championnat +16, c’est son âge qui compte.

Un modèle d’autorisation parentale édité par la FFHB est disponible ici : https://ffhandball.fr/fr/ffhandball/documentation/formulaires

Vous pouvez adapter ce modèle à votre club si vous le souhaitez.

Le certificat médical doit reprendre les termes suivants « ne présente pas de contre-indications à la pratique du sport en compétition ou en loisir », être signé et tamponné par le médecin, doit mentionner le nom, prénom et date de naissance du licencié. En référence au code du sport, l’obtention, ou le renouvellement, d’une licence permettant la participation aux activités compétitives ou de loisir est subordonnée à la présentation d’un certificat médical daté à partir du 1er juin 2020

Un modèle de certificat médical édité par la FFHB est disponible ici : https://ffhandball.fr/fr/ffhandball/documentation/formulaires

L’original du certificat doit être conservé par le club.

Les conseils que vous pouvez donner à vos futurs licenciés :

  • ne pas cliquer sur le bouton « Finaliser » en bas de page avant d’avoir fourni toutes les pièces (certificat médical, pièce d’identité, justificatifs de mutation, photo d’identité, autorisation parentale, etc…).
  • cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder la licence et les documents fournis tant que celle-ci n’est pas complète. Il est toujours possible d’y revenir pour la « finaliser »

Si la demande est conforme, le licencié reçoit sa licence par mail. Le club peut télécharger à tout moment ce document en retournant sur la fiche de l’individu (bouton « télécharger »).

Mise à disposition des tarifs de licences

Les comités vous feront, un document regroupant les tarifs des licences (part fédérale, ligue, comité). Vous avez l’obligation d’informer tout individu souhaitant se licencier de l’existence de cette plaquette d’information tarifaire et de lui en permettre la libre consultation.

* Cette plaquette est créée pour répondre à l’obligation légale du code de la consommation (Art. L113-3) qui impose que « tout vendeur de produit ou tout prestataire de service doit, par voie de marquage, d’étiquetage, d’affichage ou tout autre procédé approprié, informer le consommateur sur les prix ».

LA LICENCE BLANCHE

Une personne est autorisée à posséder une licence dans un club principal et posséder une autre licence dans un autre club pour une ou des activités secondaires (sous conditions).

Les documents pour l’établissement d’une licence Blanche sont téléchargeables sur le site de la FFHB : https://ffhandball.fr/fr/ffhandball/documentation/formulaires

  • Licence blanche joueur ou dirigeant
  • Licence blanche CMCD (pour comptabiliser ses obligations dans le club où est rattachée sa licence blanche)

LICENCES EVENEMENTIELLES

Tout organisateur d’une manifestation réunissant des licenciés et/ou des non licenciés doit préalablement créer l’évènement sur Gest’hand (Administratif, événement).

Le comité le valide pour permettre au club de saisir les licences événementielles. Le dispositif actuel ne permet pas de notification automatique auprès du comité ; il est recommandé de contacter par mail ou téléphone le comité pour qu’il valide l’événement.

Pour les déclarations de rencontres amicales concernant uniquement des licenciés, veuillez-vous reporter à la procédure décrites à l’article 29 du règlement sportif.

Les licences événementielles concernent tous les âges et permettent de participer à une manifestation organisée par un club, un comité, la ligue. Vous pouvez les saisir une à une ou importer des listings au format Excel ou CSV. Ces licences permettent d’assurer la responsabilité civile des personnes titulaires de l’une de ces licences. Elles garantissent aussi les personnes « morales », c’est-à-dire les clubs (cf. au contrat assurance MMA/FFHB ).

Nota : Si le club est en dette FFHB, Ligue ou Comité, il est impossible à la Ligue de valider les licences.